Documento Cobro de daños

PRESENTACION POWER POINT

COBRO DE DAÑOS A LA FLOTA DE RENTA DE MAQUINAS DIESEL.

Es seguro que este equipo va a tener daños.

I.-PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

Maquinas Diesel, S.A. de C.V. nació en 1946, como distribuidora de la maquinaria pesada marca Caterpillar Tractor, Co. desde 1981 pasa a formar parte del Grupo Delta, S.A. (Actualmente GMAQ) teniendo como presidente del consejo administrativo a Don David Garza Laguera, desde Noviembre de 1994 MADISA cotiza en la Bolsa Mexicana de Valores, la clave de pizarra es "MADISA". Distribuidor de la Marca Caterpillar en México con el 65% del territorio nacional, cuenta con 42 Sucursales en el Norte, Centro, Pacífico, Golfo y Sureste primordialmente, dentro de los nichos de mercado, distribuimos equipos para la construcción, minería, pesca, agricultura, para la industria forestal e industria en general y de generación de energía eléctrica contamos adicionalmente con otras distribuciones entre ellas Barber Greene, Pavimentación, Mitsubishi, Montacargas, Ingersoll Rand, Eq. Producción .Metso Minerals-Nordberg,Genie, Plataformas Elevadoras.Terex Crane & Link-Belt, Grúas. Monarch, Llantas Industriales. Nuestras áreas de venta son Maquinaria Nueva, Equipo Usado, Refacciones, Servicio, Outsourcing, Equipos en Renta en este rubro en específico MADISA cuenta con 1,209 equipos de diferentes características con un monto de inventario de $ 71,192,025 dlls, la Sucursal de Veracruz, cuenta con 21 equipos por un monto de $ 1,379,580 dlls, Veracruz rento en todo el año 2008 la cantidad de $ 971,372.00 dlls con un margen de utilidad del 34% , estos equipos se rentan a diferentes clientes del ramo de Construcción Pesada, General e Industrial, se cobra una renta mensual o por horas consumidas en este caso el parámetro son 200 horas o lo que ocurra primero, después de esas horas se cobran horas extras a un determinado precio dependiendo el equipo, los equipos tiene también indicadores de desgaste , herramienta de corte, neumáticos, componentes mayores, nosotros rentamos los equipos únicamente con mantenimiento incluido cada 250 horas, sin operador y sin diesel, se firma un contrato con un pagaré firmado por el valor del equipo, en dicho contrato vienen especificados los montos a pagar por desgastes y daños, regularmente los operadores causan daños a los equipos por descuido o mala operación, el cliente cuando regresa los equipos no quiere pagar estos daños, aún y cuando viene especificado en contrato, adicionalmente la pobre supervisión que se tiene por parte del área de rentas, servicio, almacén y administración, la Suc. Veracruz en este sentido perdió la cantidad de $35,262.00 dlls en el 2008, el caso que nos ocupa es el siguiente:

Como podemos mejorar el proceso para el cobro de los daños a los equipos de renta de la Compañía Maquinas Diesel en la Suc. Veracruz ?

II.-JUSTIFICACION

Madisa pierde una cantidad importante del margen de operación de rentas por no cobrar los daños de los equipos, además de que los equipos duran mucho tiempo en taller sin que se puedan rentar por no contar con estos disponibles, el que no estén listos los equipos nos cuesta día con día, ya que estos equipos Madisa paga el arrendamiento financiero por 3 años, por lo tanto todo nos impacta en los costos.

III.-OBJETIVOS DE INVESTIGACION.

• Llegar como mínimo a un margen de operación de un 38% después de gastos.
  
• Implementar un proceso para tener estos parámetros.
  
• Contar con los equipos de renta al 100% al regresar estos a nuestra sucursal.
  
• Identificar, cotizar, facturar y cobrar todos los daños que un equipo rentado presente ya sea mientras se encuentra en el lugar de trabajo o a su regreso en la sucursal que sean imputables al cliente.
  
  
  ¿Cuáles son los daños que se pueden cobrar y cuales no?
  
  Todo daño que surja por causa de una mala operación, descuido o negligencia en el resguardo ya sea físico (estético) o mecánico es considerado un daño imputable al cliente.
  
  
  Los mantenimientos, desgastes normales de componentes, fenómenos naturales, accidentes que no sean causados por negligencia al operar o resguardar el equipo o por descuido y cualquier otro daño que se pueda demostrar como NO doloso NO es un daño imputable al cliente.

IV.-HIPÓTESIS

Es factible que al supervisar de una manera más periódica por parte del vendedor y del área de servicio se pueden evitar o en su caso cobrar los daños antes de que regresen los equipos de renta, a mayor supervisión, menos riesgo de que no se nos paguen los daños y con esto genere una baja utilidad contra la presupuestada cada año.

V.- VARIABLES

La importancia de la buena administración de nuestra flota de renta es el levantamiento de las condiciones de los equipos en campo por parte de las áreas involucradas mediante un proceso del área de rentas y servicio coordinada oportunamente durante el periodo de renta , con esto podemos determinar los daños y cobrar oportunamente, el cotizar rápidamente nos ayuda en mucho a que el cliente no se atrase o no pague en tiempo y formal.

VI.-MARCO DE REFERENCIA.

Madisa ha mostrado una tendencia de ir aumentando año con año la cuenta de gastos por daños no cobrados, por ejemplo en el año 2006 se tuvieron $ 22,000.00 dlls en Veracruz, en el 2007 se aumento a $ 27,000.00 dlls y en 2008 sigue en aumento con $ 35,262.00, obviamente ha aumentado los inventarios para esta sucursal en un 50% ya que del 2006 brincamos de 10 a 21 equipos por lo tanto en base a estos resultados existe un descontrol total en la supervisión y seguimiento para el cobro oportuno. La supervisión de los equipos se hace cada 250 horas como mínimo por el departamento de servicio así como cada semana por el vendedor de rentas, se minimizarían los daños si se da también una capacitación a los operadores sobre las revisiones diarias que se deben de realizar a los equipos, el lavado día con día, así como la revisión de los puntos de engrase y verificar los niveles de aceite, así como de reportar con nosotros cualquier detalle electrónico o mecánico cuando se da aviso nosotros mandamos la solicitud a nuestro departamento de servicio y a su vez al departamento administrativo la cual abre una Orden de trabajo para realizar los trabajos correspondientes, después de ese proceso si es con cargo al cliente se le cotiza el trabajo y se pide el pago si el cliente no es de crédito, si es de crédito se le da aviso al cliente para que autorice esta y podamos orden las piezas para reparación, al terminar el trabajo mandamos a facturar y procedemos con el cobro, realizando constantemente estas supervisiones y revisiones, tendremos un mejor control de nuestra flota de renta y no habría detalles posteriores en donde no se nos pagarán los daños.

VII.-CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

Las actividades realizadas por el área de rentas, almacén y servicio serán realizadas de acuerdo a este Cronograma:

VIII.- FUENTES DE CONSULTA

Procesos de renta Autor: Jorge Serna Año 2008
Disponibilidad de Inventarios: Autor: Arturo San Miguel Año 2008
Resultados Internos 2008 Maquinas Diesel: Autor: José Ángel Ramos

IX.-CONTENIDO TENTATIVO

Dentro del contenido es oportuno indicar lo siguiente:

Conocimiento de los procesos de renta de nuestra organización.
Los alcances del contrato y la clarificación del mismo con el cliente en lo relativo a daños y negligencias.
La salida del equipo con la aceptación por parte del cliente en las condiciones
Seguimiento en Campo por parte del área de rentas y servicio.
El retorno y la evaluación en nuestras oficinas.
El cobro de los daños contenidos en una orden de trabajo, la cotización justa y oportuna así como la cobranza por parte de administración en ese sentido.Todo esto logrará un éxito en nuestro objetivo y se solucionará los problemas que tenemos y la merma de margen de utilidad.